Referat 03.04.24

 Dagsorden og referat

Tilstede: Kim, Karin, Mie, Jannie, Jeanette, Cecilie, Isabella

Gæster: Hanne, Louise

Fraværende:

1. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen - godkendt

2. Nyt fra kassereren - Der er ikke kommet tilskud fra kommunen, det forventes at det kommer inden den 20. april, de mangler i kassen for at vi kan betale husleje og til rideskolen. Der er ventetid på pengene fra Zakobo

3. Mobilepay - er forsvundet fra Zettle og kommer ikke tilbage grundet de nye skatteregler, hvis vi fortsat ønsker at benytte mobilepay, skal vi finde en ny betalingsløsning. Det er en mulighed at man skriver det ind om en kontant betaling og Hanne manuelt bogfører det. Det forsøger vi os med i første omgang. 

4. Konstituering af bestyrelse. 

• Formand - Tina fortsætter 
• Næstformand - Maria
• Sekretær - Jannie
• Medlem - Mie
• Medlem - Kim
• Suppleant - Karin
• Suppleant - Jeanette 
• Kassererposten varetages af en udefrakommende- Hanne fortsætter

5. Velkommen til nye bestyrelsesmedlemmer til Jeanette og Isabella. Tina informerer omkring arbejdsgange i bestyrelsen. Det er suppleantens eget valg om de ønsker at være med i juniorudvalget og det samme gælder kæphesteudvalget. Der skal på sigt lave en mappe på drevet til juniorudvalget og kæphesteudvalget. 

6. Gennemgang af tavshedspligt, indhentning af attester. 

7. GDPR. Formanden fortæller om tavshedspligten, når man taler udenfor referat, der kan være tilfælde hvor vi kan blive nødt til at bede junior repræsentanter om at forlade mødet. Vedr. GDPR så er det kun kasseren der sidder med oplysninger der er omfattet af dette. 

Der kan være emner som skal diskuteres i bestyrelsen hvor juniorudvalget vil blive bedt om at forlade mødet.

8. Nyt fra udvalgene.  

Biksudvalg: Ida Lindhartsen er gået ind i biksudvalget og Tina har gennemgået biksen sammen med hende, Jeanette vil også gerne gå ind i biksudvaget. Vi har en udfordring, da der er blomsterdag i grusgraven, samtidig med at vi har stævne og biksen kan ikke være begge steder, det aftales at lave en ordning hvor vi kan være begge steder på en gang. Det aftales, at vi tager det som et punkt på næste møde. 

Stævneudvalg: D0er er blevet aflyst et sponsor springstævne, næste stævne deltager Tina ikke og om lørdagen deltager Hanne ikke, men Cecilie har styr på startlisterne og flytter også rundt hvis det skal gøre under stævnet. 

Sponsorudvalg: Louise foreslår, at man undersøger om vi kan tjene noget på at sætte reklameskilte op. Kim siger at hvis vi gør det, så bør vi som bestyrelse have en reklamepolitik. Vi følger op på det næste bestyrelsesmøde. Jannie har søgt hos 3 fonde og Cecilie er sød til at hjælpe hende. Der skal laves et overslag på det lydanlæg, som vi vil søge om gennem Nordea-fonden, Louise undersøger det. Juniorudvalg: Godt MGP arrangement med god tilslutning

Trivselsudvalg: ia 

Materiale udvalg: ia, der er arbejdsdag den 27. april, Louise sørge for at kæphesten vognen er på ridecentret til arbejdsdagen

Kæphesteudvalg: Der var stævne i weekenden med 70 starter, der var mange som kom og kiggede og der var god stemning og der er lavet et fint overskud. Der er ny træning på lørdag.

9. Økonomi, klubben og kæphest - det er en udfordring når der benyttes mobilepay ved tilmelding til kæpheste stævner og der skal findes en anden løsning. Der skal findes en ordning for, hvis vi holder flere stævner i forhold til at ridehuset optages, der bruges strøm og vand, samt at biksen kommer i brug. Kæphest skal være en del af klubben og økonomien skal fremgå i vores regnskab. Hanne skal have oplyst hvor mange kontanter der er i kæphestekassen så hun kan få det ind i regnskabet. Salg af mad og drikke ved kæpheste stævner, der kan man vælge at bruge biksen i det omfang man ønsker. 

10. Bestyrelsesmøder fremadrettet.

 (datoer, mødestruktur, ansvar.). De skal ligge fra kl. 19.00. Vi afholder et møde hver anden måned, og forsøger at lægge dem på onsdage. Vi skiftes til at lave dagsorden og skrive referat. Dagsordenen bliver lagt op på drevet, så alle kan skrive.

Det er ikke nødvendigt at junior repræsentanter deltager i alle møder, evt. kan der nøjes med at  komme 1 - 2. Næste møde bliver den 29. maj 2024 kl 19.00 til 21.00. Resten af møderne bliver planlagt ng. 

11. Drev, facebookgruppe, LFH Rideklub facebook - info om brug af disse - udsættes til ng 

12. Opslag i facebook gruppen. Det er gennemgået hvilke opslag der godkendes og hvilke der ikke - udsættes til ng. 

13. Udarbejde en tavshedserklæring som skal udleveres til alle i bestyrelsen - Kim laver et udkast til en som vi gennemgår ved næste møde

14. Hvilke kandidater vil vi gerne stemme på til repræsentantskabsmødet ? - Prinsesse Nathalie Zu Sayn Wittgenstein- Berleburg 

15. Klubtøj - der mangler at komme herre og dame shirts på hjemmesiden og mulighed for brodering. Vi bestiller 2 gange om året samlet. Hanne skal have priser og links til hjemmesiden hvis det skal ligges op på den. Der kommer et gebyr, hvis der skal brodering på. Janni følger op på det. Jeanette spørger om man kan prøve det forskellige tøj, det kan man hvis man besøger butikken. 

16. Evt. - Janni spørger om det er muligt at der kan komme toast i biksen, da det er meget efterspurgt. De holder møde i biksudvalget da der er kommet flere nye til inden næste bestyrelsesmøde. Vi skal være bedre til at bede om hjælp på facebook når der er noget vi mangler, fx en toaster, tablet, fjernsyn o. lign. 

Tags