Dagsorden og referat d. 31 januar 2024
Tilstede: Tina, Kim, Janni, Karin. Mie
Gæster: Louise, Hanne
Fraværende: Ditte
Hanne kan give alle medlemmer af bestyrelsen adgang til regnskabet, så man kan følge med løbende. Det aftales, at der gives begrænset adgang til medlemmer af bestyrelsen, der ønsker det og fuld adgang til bestyrelsesformanden. Kim og Maria får begrænset adgang.
Regnskabet bliver lagt ud når det er underskrevet af alle, inkl. revisor.
Kim stiller spørgsmål til hvorfor vi har brugt så mange penge på rosetter i forhold til de tidligere år? Louise spørger om man kan se på stævnerne om der er kommet flere penge ind så det passer sammen med et større forbrug af rosetter? 10.000,- af de 24.000,- er for rosetter som vi skal bruge i år. Man forventer at der ikke skal bruges ret mange penge på yderligere rosetter i år, dog er der allerede købt flere rosetter i år for 3.500,- og det forventes at vi skal bruge yderligere 3.500,-. Hvis der skal købes flere rosetter i år, så skal det op i bestyrelsen inden indkøb.
( Lejekontrakt er underskrevet, men §8 skal tilrettes. Rettelsen drejer sig om betaling for leje af rideskolehestene. Rettelsen godkendes og kontrakten underskrives på ny. Kontrakten sendes til rideforbundets advokat til kvalitetstjek.
Ansættelseskontrakt “Konkurrenceklausul” slettes. Diverse rettelser omkring ferieafholdelse og ferietillæg indarbejdes. Denne kontrakt sendes også til rideforbundets advokat til kvalitetstjek. )
Har vi fået styr på de punkter? Ja
Kim har lavet nye kontrakter, Louise får dem til gennemlæsning og godkendelse.
Eventuelle forslag til rettelser fra advokaten skal drøftes i bestyrelsen.
Juniorudvalget: De planlægger et MGP arrangement med overnatning
Sponsorudvalget: ia
Stævneudvalget: Der er blevet lavet værdisæt til stævneudvalget, udleveret til bestyrelsen, lagt op drevet til stævneudvalget. Små rettelser som tilpasses med det samme. Der er stævne i maj den 25. og 26. C -stævne 10. og 11. august. Military 21. september.
Håndværker Udvalget: Kristian og Troels har leveret en vogn som skal bruges til kæpheste opbevaring og transport, den skal restaureres. Der skal laves en 100 cm bane til military i grusgraven. Der skal laves et dommertårn hvor der kan sidde 3 mennesker, som er flytbart. Troels laver tegninger på det og evt. en pris.
Biksudvalget: Der har været for lidt fokus i biksen, der var en gryde hvor det var brændt på, ovnen var sat for højt og maden blev ødelagt og generelt var der meget beskidt efterfølgende.
Vi skal passe på at udvalget i biksen ikke bliver for stort, da det er for uoverskueligt for dem som står i biksen og ikke er vant til det. Vi skal til generalforsamlingen høre, om vi ikke kan finde en der vil stå for biksen, når Tina også skal bruge tid i sekretariatet.
Louise spørger, om man kan gøre det mere overskueligt ved at skrive på bøtter og lignende? Det kan man godt. Der mangler diverse køkkenredskaber til biksen, der skal laves liste over hvad der mangler.
Trivselsudvalget: Der er kæphest, ringridning på hest og fastelavns tøndeslagning næste weekend. Der er byttet rundt på rækkefølgen til ringridning, så vi starter med galop.
Kæphesteudvalget: De har været i Vallensbæk til kæpheste workshop hvor de har fået en del med hjem som de kan bruge. Gode ideer til undervisning og undervisningsplan på kæphest og opdeling efter aldersgrupper. Det var Cecilie, Anton og Emilie som var af sted og står for kæphest.
Hanne oplyser, at hun har udgifter til kæphest, men ingen indtægter? Kæphest har sin egen pengekasse, vi skal have styr på hvordan vi registrerer kæphest i budgettet, så udgifter og indtægter fremgår tydeligt for regnskabet i 2024.
Ændres til kontingent fastsættes af bestyrelsen årligt.
Bestyrelsen foreslår, at §4, stk. 3 i vedtægterne udgår, således at det ikke fremover vil kræve vedtægtsændringer at ændre kontingent. Dette vedtages.
Tina får det ændret og sendt ind
Forslag til nye ændringer:
Kim har en ændring til stk. 2 hvor der står at vi jævnligt afholder ryttermærker. Der kræves ikke længere ryttermærker, hvorfor det aftales at vi sletter det. Stk. 7 står der at bestyrelsen til enhver tid kan nedsætte et udvalg, og at der skal være en fra bestyrelsen i hvert udvalg. Det bør være muligt at få nogen udefra til at stå for udvalg. Det aftales at ændre det til at der som udgangspunkt sidder en fra bestyrelsen med, men at det kan uddelegeres ved behov. Stavefejl i §4 stk. 1
Ditte spørger om vi har nogen æresmedlemmer? Det har vi ikke på nuværende tidspunkt.
Stk. 5 er godkendt af Dansk Rideforbund og de hæfter for det.
Stk. 6 stavefejl der skal rettes.
§ 7 stk. 1 gentagelse af stk. 3 rettes. Udvalg flyttes til stk. 3
Under generalforsamling står der 8 dage, der står 14 dage alle andre steder.
Stemmeret kræver, at man har været medlem i 3 måneder. (“alle klubbens medlemmer har stemmeret”) forkert da det kræver at man har været medlem i 3 måneder. Rettes.
§ 2 formål, rettes evt. til “og multisport.” Slet hvad der lægges særligt vægt på. Hanne oplyser at vi er certificeret i sikkerhed via Dansk Rideforbund og det skal noteres. Bare skriv “Sikkerhed har høj prioritet”
§ 3 Der skal stå det samme alle steder vedr. optagelse af medlemmer, slet kasserer og godkendelse af bestyrelsen.
Vedtægterne laves som dokument, der lægges på fællesdrevet, så der kan rettes i det. Afsluttes på næste personalemøde.
Medlem: Maria Hansen - Modtager genvalg
Medlem : Janni Kristensen - Modtager genvalg
Medlem : Mie Skov - Modtager genvalg
Suppleant : Ditte Ploug - Modtager genvalg
Suppleant : Karin Andersen - Modtager genvalg
Junior suppleant : Anton Ploug - Modtager genvalg
Bilags-kontrollant : Troels Jørgensen - Modtager genvalg
Bilags-kontrollant : Ole Mac Jørgensen - Modtager genvalg
Er der nogle indkomne forslag der skal med
Tina er ansvarlig for dagsordenen til generalforsamlingen.
Der skal laves møde inden generalforsamlingen onsdag den 21. februar 2024 fra kl 19 - 21.
Mie har fået henvendelse fra Lisbeth hvor vi evt. har mulighed for at tjene 16.000,- ved at pakke kasser, men det kommer til at kræve mange hænder. Det kan sættes i gang fra uge 8 og skal være færdigt i uge 11. Det vil bestyrelsen gerne, hvis det er muligt.
Bestyrelsen kan vælge hvem de synes der skal stemmes på til bestyrelsen i Dansk Rideforbund. Har bestyrelsen en holdning til det? Punkt for næste bestyrelsesmøde.
Der skal oprettes en messenger gruppe til bestyrelsen til kommunikation.
Janni har bestilt kagemand via Ja tak tilbud til generalforsamlingen.
